Production

Notre solution offre les fonctionnalités suivantes :

Préparation d’une réunion

Lors de la création d’une réunion, des informations de base sont fournies, telles que la date et l’heure de la réunion et l’endroit où elle aura lieu. Un ordre du jour vide est alors créé. Du coup, un courriel est envoyé aux usagers qui participent à la production des documents nécessaires. Il existe plusieurs types de réunion, selon que les sujets soient alimentés et ordonnés par unités administratives, ou selon des catégories prédéfinies.

Ordre du jour

L’ordre du jour du Conseil sans papier

Alimentation de l’ordre du jour

Les contributeurs peuvent ajouter des sujets, qui sont constitués d’une description, et de divers documents. Le format PDF-texte (PDF/a) est recommandé, ou si les documents doivent absolument être numérisés, le format PDF-image. Les documents PDF-texte sont automatiquement indexés pour les recherches dans le contenu.

Les contributeurs peuvent seulement ajouter des sujets reliés à leur service, tandis que la personne responsable des réunions peut ajouter des sujets sans restriction. Cette personne peut ajouter des préambules, qui ne font pas partie de l’ordre du jour numéroté, et qui sont affichés au début de l’ordre du jour.

Les sections et les sujets peuvent être réordonnés. Il est aussi possible de modifier la description des sujets. Les sujets peuvent être reportés à une réunion ultérieure, réglés s’ils ont été précédemment reportés, ou encore marqués pour l’archivage.

Approbation hiérarchique

Le supérieur doit approuver les documents déposés par son subordonné. Ainsi, dans une équipe composée d’un directeur général, de plusieurs services comprenant un directeur, des chefs de division et secrétaires, il est possible que chaque document annexé soit approuvé par le supérieur, jusqu’au directeur général. Ce dernier a le dernier mot sur ce qui sera présenté.

Dans le cas d’une organisation simple, cette fonction peut-être désactivée pour simplifier l’usage de la solution.

Fermeture de l’ordre du jour

La personne responsable des réunions peut en tout temps modifier le moment et l’endroit de la réunion, ou encore en annuler la tenue. Un courriel est envoyé automatiquement aux participants pour les informer du changement.

Une fois les documents traités, le gestionnaire de réunion peut fermer l’ordre du jour. Un courriel est alors envoyé automatiquement aux participants de la réunion. Dès lors, ceux-ci peuvent consulter l’ordre du jour et ses documents. Si l’ordre du jour est public, les utilisateurs anonymes peuvent le consulter, excluant toutefois les documents liés.

Révision

Si l’ordre du jour doit être modifié entre le moment de sa fermeture et le début de la réunion, selon les délais configurés, le gestionnaire de la réunion peut rouvrir l’ordre du jour. La consultation est toutefois bloquée pendant la révision. Si des changements ont lieu après les délais, ils sont clairement indiqués dans l’ordre du jour.

Participation à une réunion

Les participants aux réunions peuvent consulter l’ordre du jour et les documents liés. Les documents au format PDF peuvent être annotés avec un client PDF local (non inclus avec la solution).

Recherche du Conseil sans papier

La recherche du Conseil sans papier

Recherches

Une fonction permet des recherches par mots clés ou par phrases dans la description des documents, ainsi que dans le contenu des documents au format PDF-texte (PDF/a). La recherche se fait toujours à l’intérieur de l’assemblée en cours.

Historicité et rétention des informations

Pour garantir l’historique, aucune forme de suppression ou d’archivage automatique n’est présente. Il appartient à l’administrateur de supprimer les données qu’il ne juge plus nécessaires. Les assemblées et utilisateurs doivent être désactivés au lieu d’être supprimés. Toutes les actions effectuées sont journalisées automatiquement.

Réunion précédentes

Les réunions précédentes du Conseil sans papier.


La seule exception quant à l’épuration automatique est la journalisation générale, qui est épurée quotidiennement selon une durée de rétention définie dans les paramètres de l’application.

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